Thật tiện lợi khi các thư được sắp xếp vào các thư mục, các thông báo thích hợp được nhận, các thư từ một số người nhận nhất định được đánh dấu theo một quy tắc cụ thể và hơn thế nữa. Các quy tắc tương tự cho thư và không chỉ có thể được tạo trong Outlook dựa trên "Mẫu quy tắc".
Hướng dẫn
Bước 1
Thông thường, MS Outlook, mặc dù nó có các chức năng văn phòng khác, được sử dụng để trao đổi thư điện tử. Do đó, hầu hết các cài đặt được thực hiện bằng email. Đó là đối với các thông báo mà các quy tắc được đặt ra thường xuyên nhất.
Bước 2
Mở MS Outlook trên trang của thư đến, vào menu chính, nơi chọn mục "Dịch vụ". Chọn mục phụ "Trình hướng dẫn quy tắc" trong đó. Nhấp vào nó và làm theo lời nhắc từ hệ thống. Một cửa sổ sẽ mở ra, cửa sổ đầu tiên sẽ là danh sách các dịch vụ có thể tạo quy tắc. Trong đó, chọn tài khoản của bạn.
Bước 3
Cũng có thể có phần mềm chống vi-rút, tường lửa, v.v. Chúng sẽ được hiển thị trong cửa sổ bên dưới và sẽ có các hộp kiểm chống lại chúng, một trong số đó bạn cần kiểm tra bằng hộp kiểm. Nếu không, quy tắc sẽ áp dụng cho tất cả các dịch vụ có sẵn.
Bước 4
Ở bên phải cửa sổ này sẽ có một số nút, trong đó bạn chỉ cần "Tạo", nếu bạn chưa nhập sổ địa chỉ cùng với các quy tắc và không muốn thay đổi các nút hiện có. Nhấp vào nút này, bạn sẽ thấy cửa sổ sau với hai hộp kiểm, một menu và trường mô tả quy tắc, nơi các thông số của hành động sẽ được thực hiện với thư phù hợp với yêu cầu của bạn được thiết lập.
Bước 5
Trong hộp kiểm đầu tiên, hãy chọn hộp "Tạo quy tắc dựa trên mẫu", sau đó danh sách các mẫu quy tắc có sẵn sẽ xuất hiện trong trường tiếp theo. Bạn có thể đặt nhiều quy tắc trong MS Outlook và mỗi lần bạn phải đọc "Trợ giúp" hoặc tìm ra nó bằng cách thử và sai. Nhưng có một điều chính mà bạn có thể thực hành - đây là "Chuyển tin nhắn mới từ ai đó". Nó chủ yếu dành cho việc sắp xếp thư vào các thư mục. Một khi bạn đã thành thạo kỹ năng tạo ra loại quy tắc này, việc đặt ra bất kỳ loại quy tắc nào khác sẽ không làm khó bạn.
Bước 6
Trong trường chọn mẫu, dùng chuột đánh dấu dòng tương ứng. Giải pháp đơn giản hơn nữa là nhấp vào liên kết "người gửi hoặc danh sách gửi thư" trong cửa sổ bên dưới. Trong trường hợp này, một cửa sổ với danh sách các địa chỉ liên hệ của bạn sẽ ngay lập tức xuất hiện trước mặt bạn. Nếu địa chỉ liên hệ có trong sổ địa chỉ của bạn, hãy chọn nó bằng chuột, nhấp vào nút có mũi tên nằm giữa các cửa sổ. Ở bên trái sẽ là tất cả các địa chỉ liên hệ, ở bên phải - chỉ những liên hệ được chọn. Đối với từng địa chỉ liên lạc, quy trình này phải được lặp lại riêng biệt.
Bước 7
Nếu người gửi bạn đang tìm không có trong sổ địa chỉ, bạn có thể nhập địa chỉ email của người đó vào trường trống phía trên danh sách các địa chỉ liên hệ có sẵn. Đừng quên lưu địa chỉ và tên, cũng như bất cứ điều gì bạn thấy phù hợp để viết cho liên hệ này. Dữ liệu đã lưu sẽ xuất hiện trong sổ địa chỉ của bạn dưới tên mà bạn đã chỉ định theo yêu cầu. Bây giờ nhấn nút OK một lần nữa, sau đó "Tiếp theo" và tiến hành thiết lập các điều kiện để chọn thư mục đích cho thư từ đến từ địa chỉ bạn đã chỉ định.
Bước 8
Tương tự, nhấp vào liên kết "tên" để chọn thư mục đích. Nếu bạn chưa tạo một thư mục cho loại thư từ này, bạn có thể tạo nó ngay trong cửa sổ tiếp theo của chương trình. Tại đây, bạn sẽ được yêu cầu chọn thư mục đích từ danh sách đề xuất các thư mục có sẵn hoặc tạo một thư mục mới. Nhấp vào "Tạo", nhập tên của gói, nếu gói chưa có sẵn và nhấp vào OK. Bằng cách nhấp vào nút "Tiếp theo", bạn có thể thêm các quy tắc bổ sung cho quy tắc đã được tạo - làm rõ những trường hợp nào nên áp dụng quy tắc này.
Bước 9
Để hoàn tất việc tạo quy tắc mới, chỉ cần nhấp vào Kết thúc. Quy tắc mới sẽ được thêm vào danh sách chính của các quy tắc MS Outlook, từ đó bạn cũng có thể chỉnh sửa chúng. Thực hành ví dụ đơn giản này trước tiên bằng cách chỉ cần đánh dấu vào các hộp kiểm khác nhau trong menu bên dưới liên kết “danh sách người gửi hoặc danh sách gửi thư” và xem kết quả. Sau đó, điều tương tự có thể được thực hiện cho trường "tên". Hãy tự mình thử nghiệm các cài đặt, đừng sợ làm sai điều gì đó: quy tắc luôn có thể được thay đổi hoặc xóa hoàn toàn.
