Internet ngày càng lan rộng trong mọi lĩnh vực, kể cả trong lĩnh vực tài liệu. Gửi tài liệu qua email thường dễ dàng và nhanh hơn so với các phương pháp khác. Làm thế nào để gửi báo cáo qua email một cách chính xác?
Cần thiết
- - máy quét;
- - máy vi tính;
- - truy cập Internet.
Hướng dẫn
Bước 1
Kiểm tra với người nhận địa chỉ xem anh ta có thể chấp nhận tài liệu được yêu cầu qua e-mail hay không. Mỗi tổ chức đều có quy định và quy tắc riêng cho trường hợp này. Ví dụ: các cơ quan chính phủ như Quỹ hưu trí của Liên bang Nga và Cơ quan Thuế Liên bang yêu cầu các báo cáo từ các tổ chức phải kèm theo chữ ký điện tử. Để thực hiện việc này, bạn sẽ cần tải một chương trình đặc biệt về máy tính của công ty và sử dụng chương trình đó để đăng ký một mã số duy nhất dùng làm chữ ký của người chịu trách nhiệm về các tài liệu điện tử.
Bước 2
Nếu bạn muốn gửi một báo cáo đã được soạn thảo trước đó dưới dạng giấy, hãy quét nó. Nếu điều này không xây dựng được người nhận, thì bạn sẽ cần tạo tài liệu điện tử ở định dạng văn bản hoặc bảng, tùy thuộc vào thông tin bạn muốn đưa vào báo cáo.
Bước 3
Đính kèm báo cáo vào nội dung thư. Xin lưu ý rằng do nguy cơ bị virus tấn công, nhiều người sẽ không mở các tệp được gửi đến họ qua đường bưu điện. Do đó, bạn phải mô tả bản chất của việc bạn gửi trong nội dung thư để người nhận chắc chắn rằng đó thực sự là bạn, chứ không phải là một hacker của hệ thống máy tính.
Bước 4
Một số hệ thống báo cáo, chẳng hạn như Google Analytics, có hệ thống gửi văn bản riêng. Sau khi bạn làm việc xong với báo cáo, hãy nhấp vào nút "Email" nằm ở đầu màn hình. Sau đó chọn danh mục "Gửi" từ menu xuất hiện. Xác định định dạng của tệp bạn muốn gửi. Sau đó, bao gồm địa chỉ của người nhận, dòng chủ đề và văn bản kèm theo vào báo cáo. Sau đó bấm vào nút "Gửi" một lần nữa.
