Con người hiện đại buộc phải có email. Không có nó, không thể đăng ký vào các dự án Internet khác nhau, tạo tài khoản trên mạng xã hội và thực hiện một cuộc sống kinh doanh chính thức. Nơi có luồng thông tin lớn, phải có quy tắc để duy trì trật tự.
Bạn đã bao giờ thử đếm xem có bao nhiêu email đến hộp thư đến của mình mỗi ngày? Đôi khi số lượng của chúng là hơn một trăm, và đây không phải là giới hạn. Rõ ràng là tại sao rất khó để tìm thấy những chữ cái thực sự quan trọng trong một luồng thông tin như vậy. Làm thế nào bạn có thể sắp xếp mọi thứ trong thư của mình và tránh lặp lại sự hỗn loạn này trong tương lai?
Gốc rễ của vấn đề
Email là một kênh giao tiếp cổ điển mà thông qua đó thông tin tiếp tục được trao đổi trong một môi trường chuyên nghiệp. Chúng tôi nhận được thông báo, tài liệu dự án, hóa đơn thanh toán, liên hệ của các đối tác kinh doanh trong tương lai, v.v. đến e-mail của chúng tôi. Sự hỗn loạn trong e-mail tạo ra một mớ hỗn độn trong đầu: bạn không thể thu thập suy nghĩ của mình, ghi nhớ những dữ liệu quan trọng, rất dễ quên một thứ gì đó, rất khó tìm ra thứ gì đó …
Do đó thiếu thời gian và dễ cáu gắt. Vì vậy, tại sao không dọn dẹp email của bạn một lần và sau đó chỉ cần giữ nó mọi lúc ?! Tin tôi đi, rất vui khi được làm việc với những mail như vậy!
Sắp xếp mọi thứ theo thứ tự
Tập thói quen sắp xếp các thư từ gửi đến theo các mục: công việc, cá nhân, giải trí, thú vị, v.v. Bạn thậm chí có thể bắt đầu sắp xếp các chữ cái theo họ nếu bạn thực sự cần. Đảm bảo sử dụng các nhãn tiêu chuẩn của dịch vụ của bạn: đánh dấu các chữ cái là quan trọng, đặt chúng bằng dấu hoa thị và các dấu hiệu phân biệt khác. Đừng để những email không cần thiết trong danh bạ chung - đánh dấu ngay chúng là "thư rác". Việc hủy đăng ký nhận các thư không cần thiết cũng không gây hại gì.
Học cách làm việc với các nhóm chữ cái. Chỉ cần đánh dấu một số lượng thư nhất định đã nhận với các đặc điểm tương tự và gửi chúng đến một thư mục riêng biệt, xóa chúng hoặc đánh dấu chúng. Điều này giúp giải quyết hiệu quả vấn đề nhầm lẫn trong một luồng lớn các email đến.
Khi bạn nhận được những email quan trọng, nhưng bạn sẽ không thể trả lời ngay lập tức, hãy đánh dấu chúng bằng nhãn tiêu chuẩn phong phú nhất: lần sau khi bạn bắt đầu gửi thư, bạn sẽ chú ý đến chúng trước và trả lời chúng. Nếu bạn không làm điều này ngay lập tức, những bức thư quan trọng sẽ bị mất giữa những người khác, và bạn sẽ khiến người đó thất vọng hoặc không có thời gian để làm việc quan trọng.
Có những chữ cái không có ý nghĩa gì để lưu trữ cả. Nếu bạn biết chắc chắn rằng bức thư nhận được rõ ràng là thư rác, thì hãy xóa nó ngay lập tức, thậm chí không cần mở nó. Nếu không, bạn sẽ vấp phải nó mỗi lần và lãng phí thời gian để đọc lại tiêu đề. Trong một khối lượng của một bức thư, bạn sẽ dành một vài giây, nhưng khi có rất nhiều chúng, sự lãng phí thời gian hóa ra lại khá hữu hình.
