Nhân viên văn phòng thường phải gửi thư bằng fax. Các trường hợp có thể hoàn toàn khác nhau, nhưng phải làm gì nếu bạn gặp phải vấn đề như vậy lần đầu tiên và hoàn toàn không biết cách gửi một bức thư tới fax.
Hướng dẫn
Bước 1
Soạn thư của bạn trong MS Word, sử dụng mẫu mà bạn có thể sử dụng trong MS Publisher để thêm logo công ty. Sử dụng MS EXEL nếu bạn cần soạn và fax bảng tính. Nếu bạn gửi ảnh, chúng phải có đuôi.jpgG.
Bước 2
Lưu ý rằng kích thước của một bức thư tiêu chuẩn có thể được fax là một trang A4. Phông chữ cần thiết để viết có kích thước ít nhất là 10 điểm. Vì lý do này, tốt nhất bạn nên giữ tất cả suy nghĩ của mình trên một trang tính để không phải gửi thông tin qua nhiều trang.
Bước 3
Trình bày tất cả các thông tin rõ ràng và ngắn gọn. Trong thư bạn sẽ gửi fax, chỉ viết những gì hữu ích và thú vị đối với người nhận của bạn. Ví dụ: nếu một yêu cầu cụ thể đã được gửi cho bạn, hãy trả lời chính xác yêu cầu đó, không đi chệch chủ đề, v.v.
Bước 4
Không chèn hình ảnh hoặc hình vẽ nhỏ vào chữ cái, chúng có thể bị mờ và kết quả là người nhận địa chỉ sẽ chỉ nhận được ý kiến tiêu cực về bạn hoặc công ty của bạn. Đảm bảo bao gồm địa chỉ, số điện thoại / fax hoặc thông tin liên hệ khác của bạn ở cuối tin nhắn.
Bước 5
In thư của bạn. Kiểm tra tài liệu về chất lượng in phải tốt, tất cả các chữ phải rõ ràng và không bị mờ để người nhận có thể hiểu rõ văn bản. Nếu bạn thấy bất kỳ thiếu sót nào, hãy sửa chúng và in thư lại.
Bước 6
Mở khay nạp tài liệu trên fax. Nó thường nằm ở phía sau của máy. Chèn chữ cái của bạn úp xuống. Nếu bạn có nhiều trang tính, hãy kiểm tra xem máy fax của bạn có hỗ trợ gửi hàng loạt hay không, nếu không, bạn sẽ phải chèn từng trang tính riêng biệt.
Bước 7
Chờ tiếng bíp, máy sẽ lấy giấy. Quay số fax của người nhận của bạn. Chờ phản hồi ở đầu dây bên kia.
Bước 8
Giới thiệu bản thân và cho biết rằng bạn muốn gửi fax. Nhấn nút "Bắt đầu" cùng với người nhận địa chỉ (Thông thường họ nói: "Bắt đầu"). Bản fax sẽ được gửi nếu tất cả các bước hoàn tất. Không thay ống cho đến khi giấy đã đi hết vào máy.
Bước 9
Nhấp vào nút "Liên hệ" và chỉ định xem thư của bạn đã được gửi đến người nhận hay chưa (fax đã được chuyển chưa). Nếu chất lượng hiển thị kém, hãy thử lại tất cả các bước.
