Để giao tiếp với các cá nhân và pháp nhân khác, tổ chức cần một hộp thư điện tử và đôi khi là một hộp thư thông thường. Cái đầu tiên có thể được thiết lập trên máy chủ của riêng bạn hoặc bên thứ ba và cái thứ hai tại bưu điện địa phương của bạn.
Hướng dẫn
Bước 1
Nếu tổ chức có tên miền riêng, bạn có thể có một hộp thư trên đó bằng cách chạy chương trình sendmail hoặc chương trình tương tự trên máy chủ. Bản thân máy chủ thư có thể được đặt cả trên lãnh thổ của tổ chức và trong phòng máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ. Chương trình cũng có thể được chạy trên cùng một máy chủ được sử dụng để đưa trang web chính thức đến với công chúng. Điều chính là một bản ghi DNS được tạo cho nó. Hướng dẫn quản trị viên hệ thống của tổ chức tạo tài khoản trên máy chủ này cho nhiều người khác nhau trong tổ chức. Cho biết địa chỉ e-mail đã nhận trên trang web chính thức. Tùy chọn này có thể được coi là uy tín nhất (các địa chỉ sẽ nằm trên cùng tên miền cấp hai với trang web), tuy nhiên, để đảm bảo bảo vệ đáng tin cậy hộp thư khỏi spam và virus, người quản trị hệ thống sẽ phải nỗ lực rất nhiều.
Bước 2
Một lựa chọn hơi kém uy tín để tạo hộp thư điện tử là sử dụng các dịch vụ thích hợp của nhà cung cấp cung cấp cho tổ chức quyền truy cập Internet (đừng nhầm lẫn với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ). Sau đó, các địa chỉ sẽ nằm trên cùng một miền cấp hai với trang của nhà cung cấp. Xin lưu ý rằng nhược điểm chính của phương pháp nhận hộp thư này là khối lượng nhỏ của chúng. Trong trường hợp không được làm sạch kịp thời, chúng sẽ nhanh chóng tràn ra ngoài và nếu bị đưa vào danh sách những kẻ gửi thư rác, địa chỉ của chúng rất khó thay đổi thành địa chỉ khác.
Bước 3
Cách kém uy tín nhất nhưng cũng là cách thuận tiện nhất để có được hộp thư điện tử cho một tổ chức là sử dụng các máy chủ thư công cộng. Các dịch vụ của họ được cung cấp miễn phí và cung cấp khả năng bảo vệ chất lượng khá cao chống lại thư rác và đôi khi chống lại vi rút. Khối lượng của một hộp có thể được tạo trên một máy chủ như vậy có thể là vài gigabyte. Và một số máy chủ này (như Gmail) được coi là kém uy tín hơn những máy chủ khác.
Bước 4
Bất kể hộp thư của bạn được đặt trên máy chủ nào, điều quan trọng là phải giữ an toàn cho nó. Đặt mật khẩu mạnh và nhập một chuỗi ký tự ngẫu nhiên làm câu trả lời cho câu hỏi bảo mật của bạn. Thay đổi mật khẩu của bạn theo định kỳ.
Bước 5
Để có thể nhận được thư từ bằng giấy, hãy liên hệ với bưu điện gần nhất với tổ chức để tạo hộp thư của bưu điện. Đã nhận bộ hồ sơ trong đó có mẫu hợp đồng điền đầy đủ các giấy tờ cần thiết. Cho biết mã bưu điện và số hộp thư bưu điện trên trang web. Nhớ trả tiền đúng hạn.
