Mọi người quen với email một cách nhanh chóng. Vào buổi tối, bạn có thể trao đổi hàng chục tin nhắn trở lên, và thư từ với bạn bè và người thân thường giống như một cuộc đối thoại. Tuy nhiên, khi soạn thư công việc, bạn phải tuân theo các quy tắc về phép xã giao, và chúng giống nhau đối với e-mail và thư thông thường.
Nó là cần thiết
- - máy tính có kết nối Internet;
- - danh bạ điện thoại.
Hướng dẫn
Bước 1
Nêu mục đích của thông điệp của bạn. Không nhất thiết phải viết ra giấy, nhưng bạn phải hiểu rõ ràng liệu bạn muốn đạt được hợp đồng mới, có được khách hàng mới, thuê nhân viên mới, yêu cầu bồi thường hay đơn giản là chúc mừng đối tác trong kỳ nghỉ.
Bước 2
Hãy nghĩ xem ai là người sẽ nhận được thư của bạn. Hình dạng của nó phần lớn phụ thuộc vào điều này. Có thể bạn không cần phải viết gì cả, nhưng chỉ cần gọi điện thoại, thảo luận về tình hình tại một diễn đàn chuyên ngành hoặc giải quyết vấn đề trực tiếp là đủ.
Bước 3
Chọn loại thư. Đối với người tiêu dùng, đây có thể là lời đề nghị về sản phẩm hoặc dịch vụ, thông tin khác có tính chất quảng cáo. Bạn có thể tiến hành một cuộc khảo sát. Các ngân hàng thường nhắc nhở khách hàng về các khoản nợ hoặc các điều khoản cho vay mới. Bạn có thể gửi thông tin về các vị trí tuyển dụng và thông báo tuyển dụng cho người mà bạn muốn gặp trong nhóm của mình. Nhân viên của công ty phải nhận được một số thông báo bằng văn bản. Đây là những thông tin kỷ luật và giảm cảnh cáo. Đối tác thường nhận được đề xuất mới, khiếu nại và xin lỗi.
Bước 4
Một lá thư kinh doanh phải chứa một số chi tiết nhất định, vì vậy tốt hơn là bạn nên phát triển các biểu mẫu ngay lập tức. Biểu mẫu đã hoàn thành có thể được gửi qua e-mail dưới dạng tệp đính kèm hoặc in và gửi bằng thư thông thường bằng thư thông thường hoặc thư bảo đảm. Ở trên cùng phải là tên công ty của bạn, hoặc thậm chí tốt hơn - logo. Bên dưới là ngày và số, và nếu cần, sau đó là các liên kết đến tài nguyên mạng (ví dụ: nếu các điều khoản của hợp đồng hoặc tài liệu đấu thầu được đăng trên trang web chính thức). Tốt hơn nên giữ cột cho chủ đề của bức thư. Làm cho nó đậm. Điều này sẽ cho phép người nhận địa chỉ của bạn nhanh chóng điều hướng các tài liệu được gửi cho họ để ký mỗi ngày.
Bước 5
Ghi rõ họ, tên, chữ viết tắt và chức vụ của người gửi thư. Nhiều công ty có trang web riêng của họ hoặc ít nhất là trang chủ trên Internet. Có lẽ có liên hệ ở đó. Bạn có thể gọi cho thư ký và tìm xem nhân viên nào có liên quan đến một vấn đề cụ thể. Công ty có thể có tên và thậm chí nhân viên có cùng họ và tên viết tắt.
Bước 6
Bắt đầu bức thư của bạn với một địa chỉ cá nhân theo tên và từ viết tắt. Sẽ rất thích hợp nếu bạn thêm từ "tôn trọng" vào nó, ngay cả khi bạn đang viết một lá thư về việc xử lý kỷ luật. Trong phần giới thiệu, hãy nhắc người nhận về lần liên hệ trước, ngay cả khi đã lâu. Có thể nhân viên này đang phải giải quyết nhiều vấn đề. Cần cho anh ấy cơ hội để định hướng bản thân, đồng thời cho thấy bạn coi trọng thời gian của anh ấy. Đây có thể là một liên kết đến một hợp đồng được ký vào một ngày nhất định, hoặc một thông báo rằng sơ yếu lý lịch được đăng trên trang web đã được ban quản lý xem xét. Nếu bạn đang viết phản hồi, vui lòng cho biết người trả lời của bạn đã thực hiện hành động nào để kích hoạt.
