Tính năng Notepad là bản chất của Evernote. Với hàng trăm, hàng nghìn hoặc thậm chí hàng chục nghìn ghi chú, bạn sẽ cần một hệ thống phân cấp tổ chức nhất quán cho nội dung của mình.
Hướng dẫn
Bước 1
Tạo sổ ghi chép mặc định
Có hàng chục, thậm chí hàng trăm cách để nhập tệp, bản ghi âm, đoạn cắt web, hình ảnh và văn bản vào
Evernote. Nhiều người trong số họ thậm chí có thể được tự động hóa bằng các công cụ mà chúng ta sẽ thảo luận sau.
Tuy nhiên, để bắt đầu, tôi khuyên bạn nên tạo một sổ ghi chép mặc định cho bất kỳ
ghi chú chưa được phân loại.
Nếu bạn chưa tạo hệ thống lọc trước thời hạn, Evernote sẽ tự động gửi trực tiếp bất kỳ ghi chú mới tạo nào đến “sổ ghi chú mặc định” (mang tên người dùng thiết bị của bạn). Vì vậy, nếu tên người dùng của bạn là Ivan, thì "Sổ ghi chép của Ivan" sẽ biến thành một bãi chứa, nơi tất cả các ghi chú chưa được đánh dấu sẽ được gửi tự động.
Tôi thực sự khuyên bạn nên thay đổi tên của sổ ghi chép này thành một cái gì đó dễ nhận biết. Ví dụ: "Hộp thư đến" hoặc "! Hộp thư đến" (một ký tự đặc biệt trước từ "! Hộp thư đến" chạy lên khi hiển thị sổ ghi chép theo thứ tự bảng chữ cái).
Bước 2
Tạo sổ ghi chép nhạy cảm theo ngữ cảnh
Sổ ghi chú mặc định sẽ chỉ có hiệu lực cho đến khi nó trở nên lộn xộn với các ghi chú không liên quan. Làm thế nào để khắc phục điều này một cách nhanh chóng? Tạo nhiều sổ ghi chép nhạy cảm theo ngữ cảnh cho các lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống của bạn. Đừng lo. Bạn sẽ luôn có cơ hội để chỉnh sửa chúng trong tương lai, vì vậy điều này không phải là không thể thay đổi.
Thật dễ dàng để tạo một sổ ghi chép mới. Chỉ cần nhấp chuột phải hoặc chạm vào phần Sổ tay ở bên trái màn hình Evernote của bạn. Sau đó chọn "Tạo Notepad" và đặt tên cho sổ ghi chép này. Sau đó, hãy quyết định xem bạn có cần đồng bộ sổ tay này hay không. Cuối cùng, chọn hộp nếu bạn muốn sổ ghi chép này là sổ ghi chép mặc định của mình.
Bạn có thể bối rối trước sự lựa chọn giữa “đồng bộ hóa” và “cục bộ”, vì vậy hãy
chúng tôi sẽ xem xét kỹ vấn đề này trong bước tiếp theo.
Bước 3
Chọn giữa sổ ghi chép cục bộ hoặc được đồng bộ hóa
Sổ ghi chép cục bộ chỉ được lưu trữ trên máy tính hoặc thiết bị di động mà bạn sử dụng để tạo chúng. Thông tin chúng chứa ít nguy hiểm hơn vì nó không bao giờ được tải lên bộ lưu trữ đám mây Evernote.
Vì lợi ích chính của việc sử dụng Evernote là tính năng đồng bộ hóa, tôi thường bỏ qua điều này.
Lựa chọn. Tuy nhiên, nếu bảo mật là tối quan trọng, thì bạn có thể chọn một notepad cục bộ.
Sổ tay được đồng bộ hóa thường xuyên được cập nhật trên máy chủ đám mây Evernote và do đó, có thể tải xuống các thiết bị khác. Theo mặc định, trừ khi bạn thay đổi cài đặt cá nhân của mình, tất cả sổ ghi chép sẽ được cập nhật sau mỗi 30 phút. Nếu bạn muốn đồng bộ hóa tệp ngay lập tức, hãy nhấp vào nút đồng bộ để cập nhật ngay lập tức máy chủ Evernote.
Như bạn có thể thấy, có hai loại sổ tay chính. Nếu bạn muốn truy cập tức thì trên tất cả các nền tảng, hãy chọn tùy chọn đồng bộ hóa. Nếu bạn muốn giữ mọi thứ an toàn, hãy chọn tùy chọn cục bộ.
Bước 4
Chọn các tùy chọn truy cập
Một tính năng khác của Evernote cho phép bạn chia sẻ sổ ghi chép với các thành viên trong nhóm. Bạn cũng có tùy chọn chia sẻ với các URL khác để chúng có thể truy cập các tệp hoặc sổ ghi chép cụ thể.
Khi mở sổ ghi chép, người khác có thể nhìn thấy nhưng họ không thể thay đổi được. Bạn cũng không có khả năng chỉnh sửa ghi chú của những người dùng Evernote khác. Như chúng ta đã thảo luận, cách duy nhất để mở khóa tính năng chỉnh sửa là mua phiên bản cao cấp của Evernote, cho phép bạn chỉnh sửa và cập nhật ghi chú và sổ ghi chép của mình trên nhiều nền tảng và tài khoản người dùng.
Để bắt đầu với các tùy chọn chia sẻ, chỉ cần mở ghi chú và nhấp vào nút "…" trên điện thoại thông minh của bạn hoặc nút "Chia sẻ" trên PC hoặc Mac của bạn.
Bằng cách này, bạn sẽ có thể chia sẻ nội dung dưới nhiều hình thức khác nhau: dưới dạng liên kết, dưới dạng email, dưới dạng tin nhắn văn bản hoặc qua mạng xã hội (chẳng hạn như Twitter, LinkedIn hoặc Facebook).
Bước 5
Sắp xếp sổ ghi chép của bạn
Bây giờ chúng ta đến với phần thú vị - sắp xếp sổ tay của bạn. Số lượng vở bạn có (hoặc không có) tùy thuộc vào sở thích cá nhân của bạn. Tuy nhiên, có một số "dấu hiệu chung" không gây hại cho bạn khi bạn sử dụng Evernote như một công cụ tổ chức: Hộp thư đến! Thư mục đầu tiên
phải được tạo ra, phải được gọi là “! Mới đến . Nó sẽ là kết xuất của bạn cho các ghi chú chưa được sắp xếp thành các sổ ghi chép cụ thể và sẽ được gửi đến đó theo mặc định.
Có một số lý do tại sao bạn nên tạo sổ tay! Inbox. Đầu tiên, việc giữ sổ ghi chép ở đầu danh sách sẽ nhắc bạn xem lại nội dung của nó mỗi ngày để gắn thẻ ghi chú và di chuyển chúng vào đúng vị trí. Chỉ riêng thói quen này thôi cũng đủ để tạo ra một hệ thống đơn giản để sắp xếp hàng trăm (thậm chí hàng nghìn) ghi chú mà bạn thêm vào trong tương lai.
Một đối số khác để sử dụng nhãn "! Inbox" là đối với nhiều
nhiều năm chúng tôi đã được đào tạo để coi hộp thư như một bãi chứa mà chúng tôi chuyển đến theo mặc định
tin nhắn chưa được sắp xếp. Theo một nghĩa nào đó, phản xạ Pavlov ảnh hưởng đến chúng ta: loại
một hệ thống mở khiến chúng ta muốn sắp xếp mọi thứ theo thứ tự và thực hiện một số hành động. Đánh dấu notepad
như "! inbox", bạn đang âm thầm tận dụng một thói quen mà bạn đã có để giảm thiểu sự lộn xộn của kỹ thuật số.
Notepad "! Hành động ưu tiên". Những người hâm mộ David Allen và phương pháp Hoàn thành mọi việc (GTD) của anh ấy nên có một cuốn sổ ghi chép tên là! First Steps. Giống như với notepad "! Inbox", ký tự đặc biệt đứng trước cụm từ "Priority Actions" sẽ đưa notepad lên đầu danh sách, vì vậy nó ngay lập tức thu hút sự chú ý của bạn. (Tôi sẽ đi vào chi tiết hơn về cách kết hợp GTD với Evernote sau).
Ngay cả khi bạn chưa bao giờ nghe nói về David Allen, Sổ tay Ưu tiên có vẻ tốt.
hợp lý. Sổ tay này chỉ nên chứa các ghi chú với các nhiệm vụ cụ thể, có thể đo lường được
phải được hoàn thành trong thời hạn ba ngày. Tôi muốn giữ tối thiểu các mục trong danh sách này.
(ít hơn 10) liên quan đến các dự án ưu tiên của tôi trong tuần này. Nếu không, những người khác
các mục hành động ưu tiên phải là một phần của danh sách hành động dự án mà bạn
duyệt hàng tuần.
"! Ý tưởng". Tôi khuyên bạn nên ghi chép lại những ý tưởng và suy nghĩ riêng mà bạn nên ghi nhớ. Anh ấy có thể
bao gồm kết hợp các ghi chú bằng văn bản, cập nhật âm thanh và ảnh nhạy cảm theo ngữ cảnh.
Đây là khuyến nghị của tôi: thêm thông tin vào sổ ghi chép này trong suốt cả tuần. Sau đó làm việc thông qua
mỗi mục một lần một tuần trong buổi đánh giá. Kiểm tra mọi suy nghĩ và quyết định xem bạn có thể biến nó thành hiện thực ngay lập tức hay không. Nếu vậy, hãy tạo danh sách việc cần làm cho dự án hoạt động này với thời gian biểu cho các hành động cụ thể.
Nếu không, hãy thêm lời nhắc để chương trình theo dõi vấn đề này vào một ngày sau. Cuối cùng, xóa từng ghi chú của bạn và đặt nó vào một sổ ghi chép lưu trữ được gọi là Tệp Tệp hoặc Ý tưởng Trước đó.
Notepad với các ghi chú tùy chỉnh. Do thiếu thời gian để phân loại, Evernote trên các thiết bị của bạn có thể chứa đầy các ghi chú tùy ý. Sẽ không sao nếu bạn ghi chúng vào sổ tay tạm thời "Miễn phí" cho đến khi bạn dành thời gian để làm quen với chúng. Tính năng Markers giúp bạn dễ dàng tìm thấy bất kỳ ghi chú nào, ngay cả khi nó nằm giữa một đống thông tin lộn xộn.
Tuy nhiên, bạn nên dành thời gian để tạo ra một hệ thống tổ chức cho tất cả các khía cạnh của cuộc sống của bạn, không nên đổ mọi thứ vào một đống ghi chú ngẫu nhiên. Nếu không, bạn sẽ phải đối mặt với một loạt các ý tưởng, dấu trang và câu hỏi chưa được sắp xếp để giải quyết. Lời khuyên của tôi nói chung: đừng lo lắng nếu bạn gặp khó khăn khi tổ chức trong một vài ngày. Nhưng bạn nên chỉ định ghi chú theo điểm đến thường xuyên nhất có thể.
Nếu bạn kết thúc việc tạo nhiều sổ ghi chép, thì bạn nên cân nhắc xuất
nỗ lực của tổ chức lên cấp độ tiếp theo bằng cách tạo các tập hợp.
